ECARE vergroot de efficiëntie van het operatiekwartier op de campus Henri Serruys

Voor een operatie van start kan gaan, speelt er zich een complex proces af achter de schermen. Diverse actoren zijn hierin betrokken, en zoals steeds geldt dat het proces zo sterk is als de zwakste schakel. Meer dan 10.000 keer per jaar speelt dit complex proces zich af in ons operatiekwartier.

De campus Henri Serruys heeft een operatiekwartier met 7 zalen, waarvan 2 voor lokale en 5 voor algemene ingrepen,  28 artsen die elk hun patiënten wensen te behandelen in deze omgeving. 31 verpleegkundigen bemannen de operatiezalen van 8u00 tot 16u30 en dagelijks kan in twee zalen tot 19u30 gewerkt worden.
In september is het nieuw planningssysteem, ECARE, in gebruik genomen op de campus Henri Serruys. Enerzijds om de OK-planning te optimaliseren, anderzijds om de variantie binnen het planningsgebeuren te minimaliseren. Hoe kleiner de variantie in de planning, hoe efficiënter de beschikbare middelen (verpleegkundigen, beschikbare operatietijd en materialen) worden ingezet.

In een eerste stap werd het gebruikte weekschema kritisch geanalyseerd. De beschikbare tijd werd herverdeeld. Enkele artsen kregen meer operatietijd, anderen leverden tijd in. Het principe om een volledige dag te werken in een zaal, in plaats van halve dagdelen, werd nagestreefd. Na zes maanden zal het nieuwe weekschema worden geëvalueerd. Een tweede fase omvatte het correct definiëren van ingrepen en tijdstippen. Binnen ECARE kunnen we alle tijdstippen raadplegen en deze bijsturen waar nodig. Een derde fase betrof het omschrijven  van de benodigde materialen voor elke ingreep, zodat men ook op logistiek niveau elke ingreep kan voorbereiden. Dit kaderde ook in de uitzuivering van de taken van de verpleegkundigen. Voor elke ingreep is er nu een werkhypothese, met volledige
beschrijving van de materialen.

We zien dat het correct hanteren van ECARE ons toelaat  om de variantie in het operatiegebeuren te minimaliseren. Het is een geïnformatiseerde workflow die het management vereenvoudigt. De chirurgen krijgen tijdslots die eenvoudig te configureren zijn. Binnen deze tijdslots kan men efficiënt ingrepen plannen. De opbouw van het programma laat de chirurgen ook toe om andere systemen te raadplegen. Er is een integratie en koppeling voorzien met andere ICT-systemen binnen het ziekenhuis. Een bijkomend voordeel in het gebruik van ECARE is de traceerbaarheid van de patiënt. Op het planbord krijgt men een eenvoudig overzicht met de status van elke ingreep.

Het programma werd in september opgestart in een basisomgeving. We benutten op vandaag niet ten volle alle mogelijkheden van het programma. Het is een gestaag proces waar we dagelijks aan werken. Volgende stappen in het proces wensen we nog te zetten: verbruik van materialen, medicatie en sets, tracering van steriele materialen, diagnosestelling bij planning van de operatie (eventueel bijgestuurd op het ogenblik van de operatie), preoperatieve workflow, prestaties van chirurg en anesthesist en de voorbereiding op tarificatie.

Tom Decraecke

Hoofdverpleegkundige Operatiekwartier

Campus Henri Serruys